Wat is Zapier en hoe werkt automatisering? Stel je voor dat alle tools die jouw bedrijf gebruikt met elkaar praten. Dat een nieuwe lead die binnenkomt via jouw website automatisch verschijnt in jouw CRM, een notificatie stuurt naar het juiste teamlid in Slack en tegelijkertijd een gepersonaliseerde welkomstmail verstuurt zonder dat iemand daar ook maar een vinger voor heeft uitgestoken. Dat een ingevuld Typeform formulier automatisch een Trello kaart aanmaakt, een rij toevoegt aan een Google Sheet en een afspraak plant in de agenda van de juiste persoon. Dat repetitief handmatig werk dat dagelijks tijd kost gewoon verdwijnt omdat een systeem het overneemt. Dat is Zapier. Het automatiseringsplatform dat de lege ruimte tussen jouw tools vult en ze laat samenwerken alsof ze van meet af aan voor elkaar zijn gebouwd.
Wat is Zapier?
Zapier is een no-code automatiseringsplatform dat in 2011 werd opgericht in San Francisco en vandaag de dag is uitgegroeid tot de meest gebruikte tool voor het verbinden van webapplicaties zonder dat je daarvoor een ontwikkelaar nodig hebt. Het platform werkt als een digitale koppelaar die twee of meer applicaties met elkaar verbindt en automatisch acties uitvoert als er iets gebeurt in één van die applicaties.
De logica achter Zapier is opgebouwd uit twee elementen die samen een Zap vormen, de naam die Zapier geeft aan een automatisering. Een trigger is een gebeurtenis in een applicatie die de automatisering in gang zet. Een actie is wat er daarna automatisch gebeurt in een andere applicatie. Een nieuwe rij in Google Sheets is een trigger. Een contactpersoon aanmaken in HubSpot is de actie. Samen vormen ze een Zap die elke keer wordt uitgevoerd als de trigger zich voordoet zonder dat iemand er iets voor hoeft te doen.
Hoe werkt Zapier in de praktijk?
De kracht van Zapier zit in de breedte van de integraties. Het platform ondersteunt meer dan zesduizend applicaties waaronder alle grote namen die in een moderne werkflow voorkomen. Google Workspace, Slack, HubSpot, Salesforce, Mailchimp, Brevo, Typeform, Trello, Notion, Shopify, WooCommerce, Facebook Ads, LinkedIn, Instagram en duizenden andere tools zijn allemaal beschikbaar als trigger of actie binnen Zapier.
Dat betekent dat vrijwel elke handmatige taak waarbij informatie van de ene tool naar de andere wordt overgeplaatst kan worden geautomatiseerd. En dat is precies de categorie van werk waar in de meeste bedrijven meer tijd in gaat zitten dan mensen beseffen. Het is geen werk dat zwaar aanvoelt omdat elke individuele handeling maar een paar minuten kost. Maar opgeteld over een werkweek, een maand en een jaar vertegenwoordigt het een aanzienlijke hoeveelheid tijd die beter kan worden besteed.
Wat kun je concreet automatiseren met Zapier?
De concrete toepassingen zijn zo breed als de combinaties van tools die jouw bedrijf gebruikt maar een aantal patronen komt bij vrijwel elk bedrijf terug.
Leadopvolging is een van de meest waardevolle automatiseringsgebieden. Een nieuwe lead die een formulier invult op jouw website wordt automatisch aangemaakt in jouw CRM, krijgt direct een gepersonaliseerde bevestigingsmail en verschijnt als nieuwe taak voor de verantwoordelijke salesmedewerker in Trello of Asana. De lead wordt nooit vergeten, de opvolging start altijd op tijd en de administratie doet zichzelf.
Sociale media en contentdistributie zijn een tweede groot automatiseringsgebied. Een nieuw blogartikel dat wordt gepubliceerd in WordPress triggert automatisch een bericht in Slack om het team op de hoogte te stellen, maakt een concept social media post aan in een planningtool en voegt de publicatie toe aan een contentkalender in Notion. Eén handeling in één systeem zet een keten van acties in gang die anders handmatig hadden moeten worden uitgevoerd.
E-commerce workflows zijn een derde categorie waarbij Zapier direct zichtbaar rendement oplevert. Een nieuwe bestelling in Shopify wordt automatisch doorgegeven aan het magazijnsysteem, triggert een bedankmail via Brevo en voegt de klant toe aan het juiste segment in jouw e-maillijst voor toekomstige campagnes. De klant ervaart een naadloze en professionele afhandeling terwijl het team er geen extra werk aan heeft.
Zapier versus Make: wat is het verschil?
De vergelijking met Make, voorheen bekend als Integromat, is de meest relevante voor iedereen die serieus nadenkt over automatisering. Beide platforms doen in de kern hetzelfde maar hanteren een andere filosofie in hoe ze het doen.
Zapier is ontworpen voor toegankelijkheid. De interface is intuïtief, het opzetten van een Zap is eenvoudig en de meeste automatiseringen zijn binnen enkele minuten werkend zonder technische kennis. De keerzijde is dat Zapier duurder is dan Make en minder flexibel als het gaat om complexe automatiseringslogica met meerdere vertakkingen en condities.
Make is krachtiger en goedkoper maar heeft een steilere leercurve. De visuele workflow builder van Make geeft meer controle over complexe automatiseringsscenario’s maar vraagt ook meer tijd en technisch inzicht om goed in te richten. Voor teams die beginnen met automatisering is Zapier de meest laagdrempelige ingang. Voor teams die complexe workflows willen bouwen zonder de kosten van Zapier is Make de logische volgende stap.
Wat levert automatisering met Zapier concreet op?
De return on investment van Zapier is voor de meeste bedrijven verrassend snel zichtbaar. De directe tijdsbesparing op handmatige taken is de meest voor de hand liggende opbrengst maar niet de enige. Automatisering elimineert ook menselijke fouten die ontstaan bij het handmatig overzetten van informatie tussen systemen. Het zorgt voor consistentie in processen omdat elke automatisering altijd op precies dezelfde manier wordt uitgevoerd ongeacht wie er op dat moment dienst heeft. En het maakt schaalbaarheid mogelijk omdat geautomatiseerde processen even goed werken bij tien leads per dag als bij duizend.
Voor groeiende bedrijven is dat laatste punt bijzonder relevant. Handmatige processen die werken bij een klein team beginnen te kraken zodra het volume toeneemt. Geautomatiseerde processen schalen mee zonder dat je evenredig meer mensen hoeft aan te nemen om het bij te houden.
Zapier implementeren in jouw marketing en salesworkflow?
De meeste bedrijven die Zapier adopteren beginnen met één automatisering, zien hoe eenvoudig het werkt en bouwen van daaruit verder. De uitdaging is niet de techniek maar het identificeren van de juiste processen om te automatiseren en het bedenken van de logica die daarvoor nodig is.
Bij Plan B Digital helpen we bedrijven bij het in kaart brengen van hun werkflow, het identificeren van automatiseringsmogelijkheden en het implementeren van Zapier als onderdeel van een bredere strategie gericht op slimmer werken en betere marketingresultaten. Bekijk onze AI strategie voor meer informatie over hoe wij organisaties helpen slimmer te werken met digitale tools of ontdek hoe data gedreven werken jouw organisatie helpt betere beslissingen te nemen op basis van wat er echt speelt. Wil je weten welke processen in jouw bedrijf klaar zijn voor automatisering? Plan een vrijblijvende call en we denken graag met je mee.